Compliance-Ombudsmann

Der externe Compliance-Ombudsmann eröffnet den Zugang zu Informationen über erheblichen Compliance-Risiken

Compliance-Risikomanagement und -Audits - Ombudsmann

Wir beraten sie beim Aufbau eines internen Hinweisgebersystems bzw. eine sogenannte Whistleblower-Hotline oder wir übernehmen für Ihr Unternehmen diese Funktion als externer Compliance-Ombudsmann.

Mitarbeiter eines Unternehmens, aber auch Kunden oder Lieferanten erfahren nicht selten von Compliance-Risiken oder gar von Gesetzesverstößen, die aus dem Unternehmen eines Geschäftspartners heraus begangen werden. Leider werden diese oft in einem Umfeld begangen, in dem mit Repressionen zu rechnen ist, wenn man als Hinweisgeber Informationen über das Fehlverhalten Einzelner weitergibt.

Der einfachste Fall ist der Mitarbeiter, der von einem Gesetzesverstoß seines Vorgesetzten erfährt. Für den Mitarbeiter stellt sich in diesem Beispiel die schwierige Frage, an wen er sich vertrauensvoll mit dieser wichtigen Information wenden kann. Idealerweise hat das Unternehmen eine interne Stelle geschaffen, die völlig autonom Hinweise – auch anonym - von Whistleblowern entgegennimmt und diese verfolgt. Oftmals verbietet sich jedoch der damit verbundene Aufwand für kleine und mittelständische Unternehmen.

Daher sind wir seit Jahren als externer Compliance-Ombudsmann tätig. Durch unser Hinweisgebersystem ermöglichen Sie es ihren Mitarbeitern und Geschäftspartnern über einen sicheren Kanal auch gegebenenfalls anonyme Hinweise über Compliance-Risiken oder sogar Gesetzesverstöße zu übermitteln.

Compliance-Risikomanagement und -Audits - Ombudsmann

Wir nehmen diese Informationen auf, unterziehen sie einer ersten juristischen Bewertung und übermitteln den so aufbereiteten Hinweis an unseren dedizierten Ansprechpartner im Unternehmen, in der Regel an den Compliance-Officer. Auch wenn er gegebenenfalls die Identität des Hinweisgebers nicht erfährt, sofern von diesem Vertraulichkeit gewünscht wird, kann er doch den Sachverhalt intern aufklären. Wurde bei der Validierung der Fakten ein Compliance-Risiko oder ein Gesetzesverstoß bestätigt, werden entsprechend Abhilfemaßnahmen definiert und umgesetzt.

Durch ein Hinweisgebersystem bzw. eine sogenannte Whistleblower-Hotline kommt Ihr Unternehmen also in den Besitz von Informationen, die für die Optimierung der Compliance des Unternehmens von erheblichem Wert sind, die es aber aufgrund befürchteter Repressionen sonst nicht erhalten würde. Unterstrichen wird die Bedeutung eines solchen Hinweisgebersystems dadurch, dass ab dem 17. Dezember 2021 aufgrund einer EU-Richtlinie Whistleblower besonders zu schützen sind. Die „Richtlinie (EU) 2019/1937 vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“, gilt sowohl für Mitarbeiter von Unternehmen als auch von Behörden.

Damit wird von Arbeitgebern gefordert, dass sie einen Hinweisgeber vor Entlassung, Belästigung oder anderen Arten der Vergeltung schützen. Darüber hinaus hat der Arbeitgeber zu gewährleisten, dass Whistleblower ihre Informationen auf sicheren Kanäle kommunizieren können. Geschützt werden durch diese Richtlinie die Hinweisgeber, die Verstöße gegen das EU-Recht melden. Dies betrifft vor allem das Wettbewerbsrecht und den Datenschutz, aber auch Geldwäsche, die Lebensmittel- und Produktsicherheit als auch für die Bereiche öffentliche Gesundheit, Umweltschutz und nukleare Sicherheit sowie den Schutz der finanziellen Interessen der Union.

Sofern es eine wirtschaftliche Alternative für Ihr Unternehmen darstellt, bietet es sich an, ein unternehmensinternes Hinweisgebersystem aufzubauen. Wir unterstützen Sie gern mit unserer jahrelangen Erfahrung als externer Compliance-Ombudsmann bei dessen praktischen Ausgestaltung. Dazu gehört die Konzeption der operativen Voraussetzungen für ein Hinweisgebersystem und die umfassende Schulung des internen Ansprechpartners, der die Whistleblower-Hotline betreut.

Sollte eine interne Lösung aus unterschiedlichen Gründen für Sie nicht sinnvoll sein, bauen wir gern für Ihre Mitarbeiter und Geschäftspartners eine Whistleblower-Hotline auf. Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung, sind wir auch in der Lage, ein solches Hinweisgebersystem relativ kurzfristig, aber dennoch auf die Anforderungen Ihres Unternehmens maßgeschneidertes Hinweisgebersystem aufzubauen und für Sie zu betreiben. Damit erfüllen Sie auch die ab Dezember 2021 geltende EU-Verpflichtung zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems.